Home Legal Acumatica Website Privacy Statement
Schedule a Demo
Schedule a Demo

Acumatica, Inc.

Recruitment Privacy Notice

Last Updated: December 2024

 

Click here to read the Serbian version

Kliknite ovde da pročitate verziju na srpskom jeziku

 

This Recruitment Privacy Notice (“Notice”) applies to all job applicants, whether on a part-time, temporary or full-time basis, and including roles for a position as contractor or intern (“Applicants”). This Notice may be supplemented by additional statements to comply with local requirements in the country where you are located. Please read the annex to this Notice for, where relevant, additional information relevant to the country in which you are applying for a role.

For the avoidance of doubt, nothing in this Notice shall be construed as forming part of a contractual relationship between us, whether or not your application is successful.

 

Quick Links

  1. Introduction
  2. Personal information we collect and process when you apply for a position with us
  3. Legal grounds for processing personal information – EEA, UK, and Serbia only
  4. How we use your personal information (our purposes) and our legal basis for processing it
  5. Who we share your personal information with
  6. How we keep your personal information secure
  7. International data transfers
  8. Data retention
  9. Your data protection rights – EEA, UK, and Serbia only
  10. Updates to this Notice
  11. How to contact us
  12. Annex – Country Specific Information

We recommend that you read this Notice in full to ensure you are completely informed about how we collect, process, share and protect your personal information. However, if you only want to access a particular section of this Notice, then you can click on the relevant link above to jump to that section.

1. Introduction

Acumatica, Inc. and its affiliates and subsidiaries (“Acumatica“, “we” or “us“) has issued this Notice to describe how we handle personal information that we hold about Applicants (“you“). We respect the privacy rights of individuals and are committed to handling personal information responsibly and in accordance with applicable law. This Notice sets out the personal information that we collect and process about you, the purposes of the processing and the rights that you have in connection with it.

This Notice applies to Acumatica Inc. and its affiliates and subsidiaries involved in the collection, use, sharing or other processing of personal information about you. If you are making an application for employment or engagement in the EEA, UK, or Serbia, the entity that employs or engages you will be the controller of your personal information. Please see the list of relevant entities in the annex to this Notice.

If you have any comments or questions about this Notice, then please contact us using the contact details under the “How to contact us” heading below.

2. Personal information we collect and process when you apply for a position with us

We collect personal information about you when you apply for a position with us and during the recruitment process.

Sources of personal information

We collect this personal information from the following different sources:

  • Information that you provide directly

We collect personal information directly from you when you submit your Application. This could be by an application sent via our recruitment portal, our website or by sending your application directly to a member of our staff. In connection with the recruitment process you may also choose to provide us with further personal information through any of these channels.

  • Information from third parties

Where a third party is representing you or has contacted you on our behalf, including recruitment agencies and third party recruitment platforms, such third parties may provide your personal information to us. We may also receive (or request) personal information from academic institution(s) with whom you have indicated you are or were affiliated in order to confirm your qualifications, as well as your nominated referees with whom we may communicate in order to obtain information about your previous employment or character. Where necessary and to the extent permitted by applicable law, we use background checking agencies to confirm whether you have any criminal convictions and to confirm that you are legally entitled to work in the countries where we are recruiting.

  • Information that we collect indirectly

We collect your personal information indirectly, including through automated means, via our recruitment portal and website. Such information includes your IP address and information about the device used to complete and make your application. Some of the information we collect indirectly is captured using cookies and other tracking technologies. For further information about the types of cookies we use, why, and how you can control cookies, please see our Cookie Notice.

  • Information that we collect from publicly available sources

We collect information about you from social media platforms aimed at making professional connections such as Linkedin where you have made information available about yourself.

  • Information that we create

During the recruitment process we may create information pertaining to your Application such as interview notes, feedback, internal communications and communications with you directly.

Categories of personal information

The table below describes the categories of personal information we collect from and about you through our application process.

Data Categories Personal information Description Source
Contact Data Name or alias, surname, residence address, personal telephone number and personal email addresses. ·   Directly from you
Application Information, Professional and Academic Data Position applied for, age, date of birth, gender, pronouns, compensation and salary data, eligibility for and participation in benefit schemes and CV/résumé information such as previous roles, job descriptions, responsibilities and assignments, years of service, security clearance status, education, academic/professional qualifications and experience. ·   Directly from you

 
Interview and Selection Notes Notes made by interviewers or other staff in connection with your application. ·   Directly from you

·   Third parties

·   Information that we create
Sensitive Personal information Information that reveals your racial or ethnic origin, religious, political or philosophical beliefs, information about your health (including mental health) and disability, sexual orientation. ·   Directly from you
Background Checks Criminal records data, results of reference checks and screening such as verification of education and employment history, screening checks such as against politically exposed persons registers, disbarment checks and other searches relevant to the role for which you are applying. This information, always provided it is relevant for the role in question, will only be requested from you or obtained from third parties at the end of the recruitment process, once the offer has been made and you have accepted the position you applied for. ·   Directly from you

·   Third parties
Nationality, Citizenship and Right to Work Information Country of birth, citizenship and right to work information, government identification documents (including passports and residency permits) and, where relevant, visa information. ·   Directly from you
Communication Data Communications between us and you in relation to your application and the application process. ·   Directly from you

·   Automatic collection

·   Information that we create
Social Media Data [Details that you have provided in your application about your social media handle and information about you that you have made public on your social media account.] ·       Directly from you

·       Third party
IT Data Information collected through our recruitment portal and website (including by means of cookies and similar tracking technology,  such as IP addresses, log files and login information). IT Data may also include inferred location based on your IP address or activities, device identifiers associated with your computer or device, mobile carrier and related information and activity logs generated when you navigate our recruitment portal and website. ·       Automatic collection
Security and Access Data Closed-circuit television (CCTV) footage in public or common areas on or near our premises (such as in car parking areas and in which case footage may include vehicle licence plates). It may also include other information obtained through electronic means such as security records (e.g. swipe card records, building entry / exit data to which Acumatica may from time to time have access) and if you are visiting a premises, physical or electronic guest book information containing name, photograph, vehicle licence plate and person(s) you are visiting). ·   Automatic collection

·   Third parties (where used for CCTV, security and access systems)

 

 

3. Legal grounds for processing personal information – EEA, UK, and Serbia only

If you are based in the EEA, the UK, or Serbia our legal basis for collecting and using your personal information will depend on the personal information concerned and the specific context in which we collect it. There are various legal grounds on which we can rely when processing your personal information. In some contexts, more than one ground applies.

We have summarized the most relevant grounds below:

Term Ground for processing Explanation
Contractual necessity Processing necessary for performance of a contract with you or to take steps at your request to enter a contract This covers the processing of your application in the course of recruitment process and, if applicable, preparatory activities for entering into a contract.
Legal obligation Processing necessary to comply with our legal obligations Ensuring we perform our legal and regulatory obligations. For example, providing a safe place of work and avoiding unlawful discrimination.
Legitimate interest Processing necessary for our or a third party’s legitimate interest We or a third party have legitimate interests in carrying on, managing and administering our respective businesses effectively and properly and in connection with those interests processing your data.

Your data will not be processed on this basis if our or a third party’s interests are overridden by your own interests, rights and freedoms.
Consent You have given specific consent to processing your data In general, processing of your data in connection with employment will not be conditional on your consent.  But there may be occasions where we do specific things such as seeking for a reference from a previous employer, seek to monitor diversity or obtain medical reports and rely on your consent to our doing so.

 

For the purpose of evaluating your application for employment or engagement, it is necessary for you to provide all the personal information required for this purpose, as well as the personal information that must be collected in accordance with applicable law. If you do not provide such personal information, we will not be able to evaluate your application. For the processing of data that is not necessary for evaluating your application for employment or engagement, nor required by applicable law, but is collected based on consent, you are not obligated to provide your consent. In any case, if you have any questions, such as whether the collection of personal information represents a legal or contractual obligation or is necessary for evaluating your application for employment or engagement, we are at your disposal for any necessary clarifications.

If we process special category or sensitive personal information about you, as well as ensuring that one of the grounds for processing mentioned above applies, we will make sure that one or more of the grounds for processing sensitive personal information applies. In outline, these include:

  • Where you have provided your explicit consent;
  • Where the processing is necessary for the purposes of your or our obligations and rights in relation to employment in so far as it is authorized by law or collective agreement;
  • Where the processing relates to data about you that you have made public;
  • Where the processing is necessary for the purpose of establishing, making or defending legal claims.

4. How we use your personal information (our purposes) and our lawful basis for processing it

We use the personal information that we collect from and about you only for the purposes described in this Notice.  The following table provides more details on our purposes for processing your personal information and the related legal bases.

Purpose/Activity Type of personal information Lawful basis
To communicate with Applicants during the course of the recruitment process Contact Data

Communications Data

IT Data

Social Media Data

 ·       Legitimate interest of managing Applications for positions with us.
To assess suitability of applicants for the role they have applied for Contact Data

Application Information, Professional and Academic Data

Interview and selection notes

Communication Data

Social Media Data

 ·       Legitimate interest of managing Applications for positions with us.
To maintain Applicant records Contact Data

Application Information, Professional and Academic Data

Interview and selection notes

Background Checks

Nationality, Citizenship and Right to Work Information

Communication Data

 ·       Legitimate interest of managing Applications for positions with us.
Determine your eligibility to work Nationality, Citizenship and Right to Work Information ·       Legal obligation.
To conduct criminal record and background checks Background Checks

 

 ·       Legitimate interest of managing Applications for positions with us

or with consent (where required by applicable local law) or exercise of powers vested in data controller (where required or permitted by applicable local law).
To calculate proposed salary and assess eligibility for certain benefits Contact Data

Application Information, Professional and Academic Data

Interview and selection notes

Communication Data

 ·       Contractual necessity.
To enter into employment contracts or other contractual engagements

 

 Contact Data

Communication Data

Other data related to particular employment / engagement

 ·       To take steps to enter into a contract with successful Applicants.
To monitor and improve our application process Contact Data

Application Information, Professional and Academic Data

Interview and selection notes

Background Checks

Nationality, Citizenship and Right to Work Information

Communication Data

IT Data

 ·       Legitimate interest of reviewing and updating our application process.
Physical and system security Security and Access Data

IT Data

Including CCTV images and records of use of swipe and similar entry cards / systems if you visit our premises such as to attend an interview.

 ·       Legitimate interest of ensuring the security of our systems and premises.
Monitoring of diversity and equal opportunities Sensitive Personal information

Specifically, to the extent required or permitted by local law, information on your nationality, racial and ethnic origin, gender, sexual orientation, religion, philosophical beliefs, disability, age and other diversity markers.

 

 ·       Legal obligation

·       Consent

In relation to Sensitive Personal Information:  To comply with employment obligations (if required by applicable law), or in the substantial public interest or otherwise with your explicit consent
Address access needs and if an Applicant is  successful to make workplace adjustments Contact Data

Sensitive Personal Information

 ·       Legal obligation

 

In relation to Sensitive Personal Information:  To comply with employment obligations (if required by applicable law), or  otherwise with your explicit consent.
Disputes and legal proceedings Contact Data

Application Information, Professional and Academic Data

Interview and selection notes

Background Checks

Nationality, Citizenship and Right to Work Information

Communication Data

IT Data

Security and access data

Any other information relevant or potentially relevant to a dispute or legal proceeding affecting us.

 ·       Legitimate interest

·       Legal obligation

 
Keeping an Applicant’s personal data and contacting them for other employment or engagement opportunities Contact Data

Application Information, Professional and Academic Data

Interview and selection notes

Background Checks

Citizenship and Right to Work Information

Communication Data

IT Data

Other data that may be relevant for other employment / engagement opportunities

 

 Legitimate interest or, if required by applicable law, Consent

 

5. Who we share your personal information with

We take care to allow access to personal information only to those who require such access to perform their tasks and duties, and to third parties who have a legitimate purpose for accessing it. Whenever we permit a third party to access personal information, we will implement appropriate measures to ensure the information is used in a manner consistent with this Notice and that the security and confidentiality of the information is maintained.

We share your personal information with the following categories of recipients:

  • our group companies in order to administer human resources, staff member compensation and benefits at an international level on our HR platform, as well as for other legitimate business purposes such as IT services/security, tax and accounting, and general business management;
  • third party service providers and partners on a “need to know basis” and in accordance with applicable data privacy law. This may include third parties who provide services to us or otherwise support our relationship with you and advice including our recruitment platform providers SmartRecruiters and Rival, recruitment agencies, and professional advisors (such as our external legal counsel).
  • any competent law enforcement body, regulatory, government agency, court or other third party (such as our professional advisers) where we believe disclosure is necessary (i) as a matter of applicable law or regulation (e.g. to provide certain salary information to tax authorities), (ii) to exercise, establish or defend our legal rights, or (iii) to protect your vital interests or those of any other person;
  • a buyer or prospective buyer (and its agents and advisers) in connection with any actual or proposed purchase, merger or acquisition of the whole or any part of our business as permitted by law and/or contract;
  • any other person with your consent to the disclosure (obtained separately from any contract between us).

6. How we keep your personal information secure

We take care to allow access to personal information only to those who require such access to perform their tasks and duties, and to third parties who have a legitimate purpose for accessing it. Whenever we permit a third party to access personal information, we will implement appropriate measures to ensure the information is used in a manner consistent with this Notice and that the security and confidentiality of the information is maintained.

We use appropriate technical and organisational measures to protect the personal information that we collect and process about you.  The measures are designed to provide a level of security appropriate to the risk of processing your personal information.  Specific measures we use include encrypting your personal information in transit and at rest; employing advanced malware protections; implementation of other reasonable security defenses (including vulnerability management, access management, recovery/resilience measures).

7. International data transfers

Acumatica is headquartered in the United States, with offices located in the United Kingdom, Serbia, Sri Lanka, and Canada. Our third party service providers and partners operate worldwide. This means that, in connection with our business and for employment, administrative, management and legal purposes, we may transfer your personal information outside of the country where you are located. As a result, your personal information may be transferred to a jurisdiction that may not provide the same level of data protection. If we transfer your personal information internationally, we will take the steps to ensure that your personal information is treated securely, lawfully, and in accordance with this Notice.

Please note that laws vary from jurisdiction to jurisdiction, so the privacy laws applicable to the places where your information is processed may be different from the privacy laws applicable to the place where you are resident.

When we transfer your personal information internationally we treat your personal information securely, lawfully, and in accordance with privacy obligations. Where we transfer your personal information to countries and territories outside of the European Economic Area and the UK, for example, which have been formally recognised as providing an adequate level of protection for personal information, we rely on the relevant “adequacy decisions” from the European Commission and “adequacy regulations” (data bridges) from the Secretary of State in the UK.

Where the transfer is not subject to an adequacy decision or regulations, we have taken appropriate safeguards to require that your personal information will remain protected in accordance with this Notice and applicable laws. Where applicable, we enter into the Standard Contractual Clauses approved by the European Commission (and equivalent clauses in the UK) for transfers to our group entities and to our third party service providers and partners.

8. Data retention

We will store the personal information we collect about you for no longer than necessary and in accordance with our legal obligations as required by applicable law and our legitimate business interests.

If your application is successful and you become an employee, where permitted by local law the personal information we collect during the application process may be transferred to your personnel file and stored in accordance with our Employee Privacy Notice.

If your application is not successful, we will hold your personal information to contact you (unless you have asked us not to) about any other relevant employment opportunities that may arise. Please see the annex for retention periods specific to the country in which you are located. We may keep some of your personal information as required by applicable law. In some locations we operate in, it is required by law to retain some of your information permanently.

Where you have given us your consent to process certain equal opportunities Information we may anonymise and aggregate this information, and store it in such form that does not personally identify you, for the purpose of monitoring and improving the application and recruitment process.

9. Your data protection rights – EEA, UK, and Serbia only

If you are based in the EEA, the UK, or Serbia, you may have the following data protection rights with regards to your personal information, subject to applicable law.

  • You may access, correct, update or request deletion of your personal information.
  • In certain circumstances, you can object to processing of your personal information, ask us to restrict processing of your personal information or request portability of your personal information.
  • If we have collected and processed your personal information with your consent, then you can withdraw your consent at any time.  Withdrawing your consent will not affect the lawfulness of any processing we conducted prior to your withdrawal, nor will it affect processing of your personal information conducted in reliance on lawful processing grounds other than consent.
  • You have the right to complain to a relevant data protection authority about our collection and use of your personal information.  For more information, please contact your local data protection authority.
  • You can make a request to exercise any of your data protection rights by contacting privacy@acumatica.com. We respond to all requests we receive from individuals wishing to exercise their data protection rights in accordance with applicable data protection laws.

Please note that if you are an Applicant residing in a location listed in the Annex to this Notice, please refer to the Annex for information about your data protection rights for your specific location.

10. Updates to this Notice

We may update this Recruitment Notice from time to time in response to changing legal, regulatory, technical or business developments.  When we update our Recruitment Notice, we will take appropriate measures to inform you, consistent with the significance of the changes we make.  We will obtain your consent to any material Recruitment Notice changes if, and where, required by applicable data protection laws.

You can see when this Recruitment Notice was last updated by checking the header displayed at the top left of this Recruitment Notice.

11. How to contact us

You can contact us with your questions, comments, or concerns. If you have any questions, comments, or concerns regarding our Notice and/or privacy practices, please contact us by email at  privacy@acumatica.com, or by post to: Acumatica, Inc., Attention: Legal Department, 3075 112th Avenue NE, Suite 200, Bellevue, WA 98004, USA.

Annex – Country Specific Information

EEA / UK

If you are an Applicant residing in the EEA / UK the following additional information applies to you.

  1. The data controller of your personal information is Acumatica UK Limited.
  2. If your application is not successful, we will hold your personal information to contact you (unless you have asked us not to) about any other relevant employment opportunities that may arise. We will retain your personal information for a maximum period of 8 months after the date your application was not successful unless you request that we delete your application.
  3. If you have questions about the way in which we process your personal information, please contact your local HR contact or privacy@acumatica.com.
  4. In the United Kingdom, the statutory regulator is the Information Commissioner’s Office. For contact details see: https://ico.org.uk/ICO.

 

California

If you are an Applicant residing in California the following additional information applies to you. For purposes of this section, “personal information” has the same meaning defined in the California Consumer Privacy Act of 2018 (“CCPA”), as amended by the California Privacy Rights Act of 2020 (“CPRA“) (collectively referred to as “CCPA“).

  1. We may collect the following statutory categories of personal information, as enumerated by the CCPA, about you when you apply for a position with us and during the recruitment process:
    • Identifiers and contact information, such as your: name, postal address, email address, phone number, date of birth, social security number, driver’s license or state identification number, and other unique identifiers including online identifiers (e.g. IP address).
    • Personal information categories listed in California Civil Code § 1798.80(e)) not already listed above, such as your signature, physical characteristics or description, bank account or other financial information, medical information, or health insurance information.
    • Protected classification characteristics under California or federal law, such as your age, gender, racial or ethnic origin, national origin, citizenship, religious , marital status, sexual orientation, disability or veteran status.
    • Internet or network activity information, such as your interactions with our website and job advertisement.
    • Geolocation data, such as your approximate location based on your IP address.
    • Audio, electronic, visual, and similar information such as call and video recordings of interviews.
    • Professional or employment-related information, such as your employment history, CV/résumé information, reference checks and screening checks, position applied for, and interview notes.
    • Non-public education information, such as your academic history, education grades, and academic/professional qualifications.
    • Inferences drawn from any of the above personal information to create a summary about you, for example regarding your skills, preferences, and abilities. And
    • Sensitive personal information, as defined by the CCPA, such as government identifiers (including your social security, driver’s license, state identification, or passport number, if applicable), your racial or ethnic origin, religious or philosophical beliefs, or union membership.
  2. The business and commercial purposes for which we collect this information are described in Section 4. “How we use your personal information (our purposes) and our legal basis for processing it” of this Notice. The categories of third parties to whom we disclose the information for a business purpose are described in Section 5. “Who we share your personal information with” of this Notice. We retain your personal information for the length of time as required under applicable law.
  3. We do not “sell” or “share”, as those terms are defined by the CCPA, the above categories of personal information.  We also do not use or disclose your sensitive personal information for purposes that are not necessary to process your application.
  4. Applicants residing in California have the following data protection rights:
    • Know and Access: You have the right to request to know the personal information we have collected about you, and to access such personal information in a portable and commonly used format. Once we receive and confirm your verifiable request, we may disclose to you:
      • the categories of personal information we have collected about you.
      • the categories of sources from which your personal information was collected.
      • the business or commercial purposes for collecting that personal information.
      • the categories of third parties to whom we have disclosed that personal information. And
      • the specific pieces of personal information we have collected about you.
    • Correct: You have the right to request that we correct any of your personal information that we have collected from you that is inaccurate.
    • Delete: You have the right to request that we delete certain personal information we have collected from you.
    • Opt out of the Sale and Sharing of your personal information: You have the right to request that a business not “sell” or “share” your personal information with a third party, as those terms are defined under the CCPA. However, as noted above, we do not sell or share your personal information within the meaning of the CCPA .
    • Limit the use and disclosure of sensitive personal information: We do not use or disclose “sensitive personal information” other than as described in Section 4 of this Notice or as otherwise permitted under the CCPA.
    • Non-Discrimination: You have the right to not be discriminated or retaliated against for exercising any of your rights described above.
  5. You can make any of these requests to exercise your CCPA rights by emailing us at  privacy@acumatica.com. We will respond to verifiable requests received as required by law. Please note that we may request certain information from you to verify your identity in order to respond to your request. Please also note that in California, an authorized agent may submit a rights request on your behalf. We may also request that an authorized agent verify their identity and authority to submit a rights request on your behalf.

 

Serbia

If our entity in Serbia collects and processes your personal data in connection with this Notice, or if the processing of your data under this Notice is subject to Serbian data protection law for other reasons, the following additional information applies to you.

This additional information for Serbia should be read and interpreted in conjunction with the general part of the Notice. In case of any discrepancy between this additional information and the general part of the Notice, this additional information will take precedence.

Data Controller

The data controller of your personal information is – Acumatica d.o.o. Beograd, Kneza Miloša 88A, Skyline AFI Tower, 11000 Belgrade (Serbia), company reg. number 21768669, in case you applied for a job or position in this entity or when this entity processes, in accordance with this Notice, your personal information in relation to employment or engagement opportunities other than those you applied for.

If you are located in Serbia and have applied for a job or position at an Acumatica entity established outside Serbia (or when this entity processes your personal information for employment or engagement opportunities other than those you applied for), such entity shall be deemed the data controller under Serbian data protection law, insofar as its processing activities involve monitoring your activities within the territory of Serbia.

Categories of personal information1

Acumatica d.o.o. Beograd does not process your personal information that reveals your racial or ethnic origin; religious, political or philosophical beliefs; information about your health incl. mental health and disability (unless relevant for a particular job or position); or sexual orientation, in the course of recruitment process for a job or position with this entity.

Your immigration status in Serbia

If you will be employed with Acumatica d.o.o. Beograd and are not a Serbian citizen, this entity may – based on your authorization (i.e., a separate agreement concluded with you) or your consent – undertake procedures on your behalf before the competent authorities to obtain (or extend, as applicable) a work permit or a unified permit (temporary residence and work permit) for you, in accordance with applicable law in the Republic of Serbia.

For these purposes, Acumatica d.o.o. Beograd may collect and process your personal information including: Personal data (name and surname, parent’s name, gender, date of birth, place and country of birth); Photograph; Marital status; Basis for residence; Citizenship; Date and place of entry into Serbia; Country of previous residence; Passport details (including a copy); Record number (if you have an approved temporary residence); Read-out of biometric card; Residential address (including a lease agreement or other basis for use); Phone number and email address; Occupation and level of qualification; Diploma; Employment contract (including position and job description); Details of the issued permit.

Data Retention2

If your application is not successful, we will hold your personal information to contact you about any other relevant employment opportunities that may arise, provided that we have obtained your consent for this particular processing purpose. In such case – when you consented – we will retain and process your personal information for this purpose for a period of one year following the commencement of processing of your personal data, unless applicable laws mandate a longer period of retention.

International Data Transfer3

Where we transfer your personal information to countries and territories outside of the Republic of Serbia, we will ensure that any such transfer is carried out exclusively in accordance with applicable data protection laws. For instance, this includes transferring data to countries that have been determined to provide an adequate level of protection or to other countries by ensuring appropriate safeguards (e.g., standard contractual clauses, binding corporate rules) in accordance with applicable data protection laws. If you would like to learn more about the safeguards in place regarding the data transfer outside the Republic of Serbia, please contact us using the contact details under the “How to contact us” heading above.

Your data protection rights4

If you have provided us with data on the basis of a contract or consent, you may, if the legal requirements are met, request that you receive the data you have provided in a structured, common and machine-readable format or that we transfer it to another responsible party (data portability).

Right to object: In cases where the legal ground for processing is the pursuit of legitimate interest, you have the right to object to our processing of your data at any time based on reasons arising from your specific situation, If you exercise your right to object, we will cease further processing unless we demonstrate compelling legal grounds that override your rights, interests or freedoms.

Withdrawal of consent: If we have collected and processed your personal information with your consent, then you can withdraw your consent at any time. Withdrawing your consent will not affect the lawfulness of any processing we conducted prior to your withdrawal, nor will it affect processing of your personal information conducted in reliance on lawful processing grounds other than consent.

Right to Complain: You have the right to complain to a relevant data protection authority about our collection and use of your personal information. The relevant data protection authority in Serbia is the Commissioner for Information of Public Importance and Personal information Protection, Bulevar kralja Aleksandra 15, 11120 Belgrade (www.poverenik.rs).

Automated Decision-Making

We do not engage in automated decision-making or profiling in connection with this Notice.

Binding Corporate Rules (BCRs)

Acumatica d.o.o. (data controller) and other members of the Acumatica group have adopted Binding Corporate Rules (BCRs) under the Serbian data protection law. The BCRs represent personal data protection policies which are adhered to by the data controller in respect of transfers of your personal information to other entities within the Acumatica group.

The data controller ensures that each Applicant, as data subject, is informed about the existence and content of these BCRs, particularly regarding: a) the relevant principles that govern the processing of their personal information, b) the rights granted to them under the BCRs, including the right to lodge complaints, enforce the rights, and seek compensation for breaches of the BCRs, c) the acceptance of liability by the data controller for any breaches of the BCRs by any other entity within Acumatica group, except the data controller proves that the other entity within Acumatica group is not responsible for the event giving rise to the damage.

To ensure transparency and that all Applicants are fully informed about the BCRs, the data controller will:

  • Intranet and Company Portals: publish the full text of the BCRs, on Acumatica’s Careers Website at https://www.acumatica.com/careers/, allowing Applicants easy access to the information.
  • Data Protection Notices: provide this Notice to all Applicants at the time their information is collected. This Notice explains the processing activities, including the legal grounds for processing, international transfers, Applicants’ rights, etc.

 

 

Acumatica, Inc.

Obaveštenje o obradi podataka u procesu zapošljavanja

 

Ovo Obaveštenje o obradi podataka u procesu zapošljavanja („Obaveštenje“) primenjuje se na sve kandidate za posao, bez obzira na to da li konkurišu za poziciju sa skraćenim radnim vremenom, privremenim ili punim radnim vremenom, uključujući i pozicije kao što su ugovorni partneri ili praktikanti („Kandidati“). Ovo Obaveštenje može biti dopunjeno dodatnim informacijama kako bi se uskladilo sa lokalnim zakonima u zemlji u kojoj se nalazite. Molimo vas da pročitate dodatak ovom Obaveštenju za, gde je to relevantno, dodatne informacije koje se odnose na zemlju u kojoj se prijavljujete za radno mesto.

Radi izbegavanja nesporazuma, ništa u ovom Obaveštenju ne treba tumačiti kao deo ugovornog odnosa između nas, bez obzira na to da li vaša prijava bude uspešna ili ne.

Brzi linkovi

  1. Uvod
  2. Podaci o ličnosti koje prikupljamo i obrađujemo kada radite za nas
  3. Pravni osnov za obradu podataka o ličnosti – samo EEP, UK i Srbija
  4. Kako koristimo vaše podatke o ličnosti (naše svrhe) i naš pravni osnov za njihovu obradu
  5. Sa kim delimo vaše podatke o ličnosti
  6. Kako čuvamo vaše podatke o ličnosti
  7. Internacionalni prenosi podataka
  8. Čuvanje podataka
  9. Vaša prava na zaštitu podataka – samo EEP, UK i Srbija
  10. Ažuriranja ovog Obaveštenja
  11. Kako nas kontaktirati
  12. Aneks – Informacije specifične za određenu zemlju

Preporučujemo da pročitate ovo Obaveštenje u celini kako biste se u potpunosti informisali o tome kako prikupljamo, obrađujemo, delimo i štitimo vaše podatke o ličnosti. Međutim, ako želite da pristupite samo određenom delu ovog Obaveštenja, možete kliknuti na relevantan link iznad kako biste prešli direktno na taj deo.

1. Uvod

Acumatica, Inc. i njena povezana lica i zavisna društva („Acumatica“, „mi“ ili „nas“) pružaju ovo Obaveštenje kako bi opisali način na koji postupamo sa podacima o ličnosti koje posedujemo o vama (’’vi’’). Poštujemo prava na privatnost pojedinaca i posvećeni smo odgovornom postupanju sa podacima o ličnosti u skladu sa važećim zakonom. Ovo Obaveštenje navodi podatke o ličnosti koje prikupljamo i obrađujemo o vama, svrhe obrade, kao i vaša prava u vezi sa tim podacima.

Ovo Obaveštenje odnosi se na Acumatica Inc. i njena povezana lica i zavisna društva uključene u prikupljanje, korišćenje, deljenje ili drugu obradu vaših podataka o ličnosti. Ako se prijavljujete za zaposlenje ili angažovanje u EEP-u, UK-u ili Srbiji, pravno lice koje vas zapošljava ili angažuje biće rukovalac vašim podacima o ličnosti. Molimo vas da pogledate spisak relevantnih pravnih lica u dodatku ovog Obaveštenja.

Ako imate bilo kakve komentare ili pitanja u vezi sa ovim Obaveštenjem, molimo vas da nas kontaktirate koristeći kontakt detalje u odeljku „Kako nas kontaktirati“ u nastavku.

2. Podaci o ličnosti koje prikupljamo i obrađujemo kada radite za nasOsetljivi podaci o ličnosti,

Prikupljamo vaše podatke ličnosti kada se prijavljujete za poziciju kod nas i tokom procesa zapošljavanja.

Izvori podataka o ličnosti

Prikupljamo ove podatke o ličnosti iz različitih izvora kao sledi:

  • Podaci koje direktno dostavljate

Prikupljamo podatke o ličnosti direktno od vas kada podnesete Prijavu. Ovo može biti putem našeg portala za zapošljavanje, naše veb stranice ili slanjem prijave direktno nekom od naših zaposlenih. Tokom procesa zapošljavanja možete takođe odlučiti da nam putem bilo kog od ovih kanala dostavite dodatne podatke o ličnosti.

  • Podaci od trećih strana

U slučajevima kada vas zastupa treća strana ili je treća strana stupila u kontakt sa vama u naše ime, uključujući agencije za zapošljavanje i platforme za zapošljavanje, te treće strane mogu nam dostaviti vaše podatke o ličnosti. Takođe možemo dobiti (ili zatražiti) podatke o ličnosti od akademskih institucija s kojima ste naveli da ste povezani kako bismo potvrdili vaše kvalifikacije, kao i od referala koje ste naveli, a s kojima možemo stupiti u kontakt kako bismo dobili informacije o vašem prethodnom zaposlenju ili karakteru. Kada je potrebno i u meri u kojoj je to dozvoljeno važećim zakonom, koristimo agencije za proveru prošlosti kako bismo utvrdili da li ste krivično kažnjavani i da li ste zakonski ovlašćeni za rad u zemljama u kojima zapošljavamo.

  • Podaci koje prikupljamo indirektno

Vaše podatke o ličnosti prikupljamo indirektno, uključujući putem automatizovanih sredstava, preko našeg portala za zapošljavanje i veb stranice. Takvi podaci uključuju vašu IP adresu i informacije o uređaju koji koristite za podnošenje prijave. Deo podataka koje prikupljamo indirektno se prikupljaju pomoću kolačića i drugih tehnologija za praćenje. Za dodatne informacije o vrstama kolačića koje koristimo, razlozima i načinu na koji možete upravljati kolačićima, pogledajte naše Obaveštenje o kolačićima.

  • Podaci koje prikupljamo iz javno dostupnih izvora

Prikupljamo informacije o vama sa platformi za profesionalno povezivanje, poput LinkedIn-a, gde ste učinili informacije o sebi dostupnim.

  • Podaci koje sami kreiramo

Tokom procesa zapošljavanja možemo kreirati podatke koji se odnose na vašu prijavu, poput beleški sa intervjua, povratnih informacija, interne komunikacije i komunikacije sa vama direktno.

Vrste podataka o ličnosti

Tabela ispod opisuje vrste podataka o ličnosti koje prikupljamo od vas i o vama tokom našeg procesa prijave.

Vrste podataka Opis podataka o ličnosti Izvor
Kontakt podaci Ime ili pseudonim, prezime, adresa stanovanja, lični telefonski broj i lične email
adrese.		 • Direktno od vas
Podaci o prijavi, profesionalni i akademski podaci Pozicija za koju se prijavljujete, starost, datum rođenja, pol, obraćanje, podaci o
naknadama i zaradi, podobnost za i učešće u programima beneficija i informacije iz
CV-a/rezimea poput prethodnih pozicija, opisa poslova, odgovornosti i zadataka, godina
radnog staža, status bezbednosne provere, obrazovanje, akademske/profesionalne
kvalifikacije i iskustvo.		 • Direktno od vas
Beleške sa intervjua i procesa selekcije Beleške koje su napravili intervjueri ili drugo osoblje u vezi s vašom prijavom. • Direktno od vas • Treća lica • Informacije koje mi kreiramo
Osetljivi podaci o ličnosti (posebna vrsta podataka) Informacije koje otkrivaju vaše rasno ili etničko poreklo, verska, politička ili
filozofska uverenja, informacije o vašem zdravlju (uključujući mentalno zdravlje) i
invaliditetu, seksualna orijentacija.		 • Direktno od vas
Provere prošlosti (background) Podaci o krivičnim evidencijama, rezultati provera referenciji  skrininga, kao što su
verifikacija obrazovanja i radne istorije, provere poput registra politički eksponiranih
lica, provere isključenja (zabrane obavljanja delatnosti) i druge pretrage relevantne za
poziciju za koju se prijavljujete. Ove informacije će se tražiti od vas ili dobijati od
trećih lica samo na kraju procesa zapošljavanja, nakon što vam je ponuda dostavljena i
prihvatili ste poziciju za koju ste se prijavili.		 • Direktno od vas • Treća lica
Državljanstvo i pravo na rad Zemlja rođenja, državljanstvo i informacije o pravu na rad, vladini identifikacioni
dokumenti (uključujući pasoše i dozvole boravka) i, gde je relevantno, informacije o
vizama.		 • Direktno od vas
Podaci o komunikaciji Komunikacija između nas i vas u vezi s vašom prijavom i procesom prijave. • Direktno od vas • Automatizovano prikupljanje • Informacije koje mi kreiramo
Podaci sa društvenih mreža [Detalji koje ste naveli u svojoj prijavi o svom nalogu na društvenim mrežama i
informacije o vama koje ste učinili javnim na svom nalogu društvenih mreža.]		 • Direktno od vas • Treća lica
IT podaci Informacije prikupljene putem našeg portala za regrutaciju i veb stranice (uključujući
putem kolačića i slične tehnologije praćenja, kao što su IP adrese, log zapisi i
informacije o prijavljivanju). IT podaci takođe mogu uključivati zaključenu lokaciju na
osnovu vaše IP adrese ili aktivnosti, identifikatore uređaja povezane s vašim računarom
ili uređajem, informacije o mobilnom operateru i aktivnosti generisane dok pretražujete
naš portal i veb stranicu.		 • Automatizovano prikupljanje
Podaci o bezbednosti i pristupu Snimci sa CCTV kamera u javnim ili zajedničkim prostorima na ili blizu naših prostorija
(kao što su parking prostori, pri čemu snimci mogu uključivati registarske tablice
vozila). Takođe mogu uključivati druge informacije prikupljene elektronskim putem, poput
bezbednosnih zapisa (npr. podaci o upotrebi kartica za ulazak/izlazak u zgrade do kojih
Acumatica može imati pristup), kao i informacije iz fizičkih ili elektronskih knjiga
gostiju, koje sadrže ime, fotografiju, registarsku tablicu vozila i osobu koju
posećujete.		 • Automatizovano prikupljanje • Treća lica (kada se koriste za CCTV, bezbednosne i
pristupne sisteme)

 

3. Pravni osnovi za obradu podataka o ličnosti – samo EEP, UK i Srbija

Ako se nalazite u EEP, UK ili Srbiji, naš pravni osnov za prikupljanje i korišćenje vaših podataka o ličnosti zavisiće od konkretnih podataka o ličnosti i specifičnog konteksta u kojem ih prikupljamo. Postoji više pravnih osnova na koje možemo da se oslonimo prilikom obrade vaših podataka o ličnosti. U nekim kontekstima može se primeniti više od jednog osnova.

U nastavku smo saželi najvažnije pravne osnove:

Termin Osnov za obradu Objašnjenje
Ugovorna potreba Obrada je neophodna za izvršenje ugovora sa vama ili za preduzimanje radnji na vaš
zahtev radi zaključenja ugovora		 Ovo obuhvata obradu vaše prijave tokom procesa zapošljavanja i, ako je primenljivo,
pripremne radnje za zaključenje ugovora.
Pravna obaveza Obrada je neophodna za ispunjenje naših pravnih obaveza Ovo obezbeđuje da ispunjavamo naše pravne i regulatorne obaveze. Na primer,
obezbeđivanje sigurnog radnog mesta i izbegavanje nezakonite diskriminacije.
Legitimni interes Obrada je neophodna za naš ili legitimni interes treće strane Mi ili treća strana imamo legitimne interese u vođenju, upravljanju i administraciji
naših poslovanja na efikasan i odgovarajući način, a u vezi s tim interesima obrađujemo
vaše podatke. Vaši podaci neće biti obrađivani po ovom osnovu ako vaši interesi, prava i
slobode pretežu nad našim interesima ili interesima treće strane.
Pristanak Dali ste konkretan pristanak za obradu vaših podataka Načelno, obrada vaših podataka u vezi sa zaposlenjem neće biti uslovljena vašim
pristankom. Međutim, mogu postojati situacije kada ćemo obavljati određene radnje kao
što su davanje preporuke za budućeg poslodavca, praćenje raznolikosti ili pribavljanje
medicinskih izveštaja, i u tim slučajevima ćemo se osloniti na vaš pristanak.

 

Za potrebe ocene vaše prijave za zaposlenje ili angažovanje, neophodno je da nam dostavite sve podatke o ličnosti potrebne za ovu svrhu, kao i podatke o ličnosti koje se moraju prikupiti u skladu sa važećim zakonom. Ako ne dostavite takve podatke o ličnosti, nećemo biti u mogućnosti da ocenimo vašu prijavu. Za obradu podataka koji nisu neophodni za ocenu vaše prijave za zaposlenje ili angažovanje, n niti su potrebni prema važećem zakonu, već se prikupljaju na osnovu pristanka, niste obavezni da date svoj pristanak. U svakom slučaju, ako imate bilo kakvih pitanja, kao što su da li prikupljanje podataka o ličnosti predstavlja zakonsku ili ugovornu obavezu ili je to neophodno za ocenu vaše prijave za zaposlenje ili angažovanje, stojimo vam na raspolaganju za sva potrebna objašnjenja.

Ako obrađujemo podatke o ličnosti koji spadaju u posebnu vrstu ili osetljive podatke o vama, pored osiguravanja da se primenjuje jedan od gore navedenih osnova za obradu, osiguraćemo da se primeni jedan ili više osnova za obradu osetljivih / posebnih podataka o ličnosti. U najkraćem, ovi osnovi uključuju:

  • Ako ste dali svoj izričit pristanak;
  • Kada je obrada neophodna u cilju izvršenja obaveza ili primene zakonom propisanih ovlašćenja rukovaoca ili lica na koje se podaci odnose u oblasti rada, socijalnog osiguranja ili socijalne zaštite, u meri u kojoj je takva obrada propisana zakonom ili kolektivnim ugovorom;
  • Kada se obrada odnosi na podatke o vama koje ste sami učinili javnim;
  • Kada je obrada neophodna u svrhu uspostavljanja, ostvarivanja ili odbrane pravnih zahteva.

4. Kako koristimo vaše podatke o ličnosti (naše svrhe) i naš pravni osnov za njihovu obradu

Koristimo podatke o ličnosti koje prikupljamo od vas i o vama samo u svrhe opisane u ovom Obaveštenju. Sledeća tabela pruža više detalja o našim svrhama obrade vaših podataka o ličnosti i pravnim osnovima za obradu.

Svrha/Aktivnost Vrsta podataka o ličnosti Pravni osnov
Za komunikaciju sa kandidatima tokom procesa regrutacije
 Kontakt podaci,
Podaci o komunikaciji,
IT podaci,
Podaci sa društvenih mreža		 • Legitiman interes upravljanja Prijavama za pozicije kod nas
Za procenu podobnosti kandidata za poziciju na koju su se prijavili Kontakt podaci, Podaci iz prijave, profesionalni i akademski podaci, Beleške sa intervjua i procesa selekcije,

Podaci o komunikaciji,

Podaci sa društvenih mreža

 • Legitiman interes upravljanja Prijavama za pozicije kod nas
Za vođenje evidencije o kandidatima Kontakt podaci, Podaci iz prijave, profesionalni i akademski podaci, Beleške sa intervjua i procesa selekcije,

Provere prošlosti,

Informacije o državljanstvu i pravu na rad,

Podaci o komunikaciji

 • Legitiman interes upravljanja prijavama za pozicije kod nas.
Utvrđivanje podobnosti za rad Informacije o državljanstvu i pravu na rad • Pravna obaveza.
Za sprovođenje provere krivične evidencije i prošlosti Provere prošlosti  • Legitiman interes upravljanja Prijavama za pozicije kod nas, ili uz pristanak (kada je to potrebno prema važećem lokalnom zakonu) ili za vršenje ovlašćenja rukovaoca podataka (kada je to potrebno ili dozvoljeno važećim lokalnim zakonom).
Za izračunavanje predložene plate i procenu podobnosti za određene beneficije
 Kontakt podaci, Podaci iz prijave, profesionalni i akademski podaci, Beleške sa intervjua i procesa selekcije,

Podaci o komunikaciji

 • Ugovorna potreba.
Za zaključenje ugovora o radu ili drugih ugovornih angažmana Kontakt podaci, Podaci o komunikaciji, Drugi podaci u vezi sa konkretnim zaposlenjem/angažovanjem • Preduzimanje radnji za zaključenje ugovora sa izabranim kandidatima.
Za praćenje i unapređenje procesa prijave Kontakt podaci, Podaci iz prijave, profesionalni i akademski podaci, Beleške sa intervjua i procesa selekcije,

Provere prošlosti,

Informacije o državljanstvu i pravu na rad,

Podaci o komunikaciji,

IT podaci

 • Legitiman interes pregleda i ažuriranja procesa prijave.
Fizička i sistemska bezbednost Podaci o bezbednosti i pristupu, IT podaci, uključujući CCTV snimke i evidencije o korišćenju kartica za ulazak ili sličnih sistema ako posetite naše prostorije, npr. radi intervjua
 • Legitiman interes da bismo osigurali bezbednost naših sistema i prostorija.
Praćenje raznolikosti i jednakih mogućnosti Osetljivi podaci o ličnosti, uključujući informacije o nacionalnosti, rasnom i etničkom poreklu, polu, seksualnoj orijentaciji, religiji, filozofskim uverenjima, invaliditetu, starosti i drugim markerima raznolikosti (u meri u kojoj je to potrebno ili dozvoljeno lokalnim zakonom) • Pravna obaveza • Pristanak U vezi sa naročito osetljivim podacima: Radi ispunjavanja obaveza iz oblasti zapošljavanja (ako je to potrebno prema važećem zakonu), u značajnom javnom interesu ili uz vaš izričit pristanak.
Rešavanje potreba za pristupom i, u slučaju uspešnih kandidata, prilagođavanje radnog mesta
 Kontakt podaci, Osetljivi podaci o ličnosti • Pravna obaveza   U vezi sa naročito osetljivim podacima: Radi ispunjavanja obaveza iz oblasti zapošljavanja (ako je to potrebno prema važećem zakonu) ili uz vaš izričit pristanak.
Sporovi i pravni postupci Kontakt podaci, Podaci iz prijave, profesionalni i akademski podaci, Beleške sa intervjua i procesa selekcije,

Provere prošlosti,

Informacije o državljanstvu i pravu na rad,

Podaci o komunikaciji,

IT podaci,

Podaci o bezbednosti i pristupu,

Bilo koji drugi podaci relevantni za spor ili pravni postupak

 • Legitiman interes • Pravna obaveza
Čuvanje podataka o kandidatu i kontaktiranje u vezi sa drugim prilikama za zapošljavanje ili angažovanje
 Kontakt podaci, Podaci iz prijave, profesionalni i akademski podaci, Beleške sa intervjua i procesa selekcije,

Provere prošlosti,

Informacije o državljanstvu i pravu na rad,

Podaci o komunikaciji,

IT podaci,

Drugi podaci relevantni za druge prilike za zapošljavanje/angažovanje

 • Legitiman interes ili, ako je potrebno prema važećem zakonu, pristanak.

 

5. Sa kim delimo vaše podatke o ličnosti

Vodimo računa o tome da pristup podacima o ličnosti omogućimo samo onima kojima je taj pristup potreban za obavljanje zadataka i dužnosti, kao i trećim licima koae imaju legitiman razlog za pristup. Kad god dozvolimo trećem licu pristup podacima o ličnosti, preduzećemo odgovarajuće mere kako bismo osigurali da se ti podaci koriste u skladu s ovim Obaveštenjem i da se obezbede njihova sigurnost i poverljivost.

Vaše podatke o ličnosti delimo sa sledećim kategorijama primalaca:

  • našim povezanim kompanijama u svrhu upravljanja ljudskim resursima, kompenzacijama i beneficijama zaposlenih na međunarodnom nivou putem naše HR platforme, kao i u druge legitimne poslovne svrhe kao što su IT usluge/bezbednost, porezi i računovodstvo, te opšte upravljanje poslovanjem;
  • trećim pružaocima usluga i partnerima na osnovu principa „potrebno znati” i u skladu sa važećim zakonima o zaštiti podataka. To može uključivati treća lica koja pružaju usluge nama ili na drugi način podržavaju naš odnos s vama, kao što su pružaoci platformi za regrutaciju SmartRecruiters i Rival, agencije za zapošljavanje i profesionalni savetnici (npr. naši eksterni pravni savetnici);
  • nadležnim organima za sprovođenje zakona, regulatornim telima, vladinim agencijama, sudovima ili drugim trećim licima (kao što su naši profesionalni savetnici) kada smatramo da je otkrivanje potrebno (i) u skladu sa važećim zakonom ili propisima (npr. za dostavljanje određenih informacija o zaradi poreskim organima), (ii) za ostvarivanje, uspostavljanje ili odbranu naših zakonskih prava, ili (iii) radi zaštite vaših vitalnih interesa ili interesa druge osobe;
  • kupcem ili potencijalnim kupcem (i njegovim agentima i savetnicima) u vezi sa bilo kojom stvarnom ili predloženom kupovinom, spajanjem ili akvizicijom celokupnog ili dela našeg poslovanja, u meri dozvoljenoj zakonom i/ili ugovorom;
  • bilo kojom drugom osobom uz vaš pristanak koji se dobija odvojeno od bilo kog ugovora između nas.

6. Kako čuvamo vaše podatke o ličnosti

Vodimo računa o tome da pristup podacima o ličnosti omogućimo samo onima kojima je taj pristup potreban za obavljanje zadataka i dužnosti, kao i trećim licima koja imaju legitiman razlog za pristup. Kad god dozvolimo trećem licu pristup podacima o ličnosti, preduzećemo odgovarajuće mere kako bismo osigurali da se podaci koriste u skladu sa ovim Obaveštenjem i da se obezbede njihova sigurnost i poverljivost.

Koristimo odgovarajuće tehničke i organizacione mere za zaštitu podataka o ličnosti koje prikupljamo i obrađujemo o vama. Ove mere su osmišljene tako da obezbede nivo sigurnosti koji odgovara rizicima obrade vaših podataka o ličnosti. Konkretne mere koje primenjujemo uključuju: enkripciju vaših podataka o ličnosti u tranzitu i u stanju mirovanja; napredne zaštite od zlonamernog softvera; implementaciju drugih razumnih sigurnosnih odbrana (uključujući upravljanje ranjivostima, upravljanje pristupom, mere oporavka i otpornosti).

7. Internacionalni prenosi podataka

Acumatica ima sedište u Sjedinjenim Američkim Državama, sa kancelarijama koje se nalaze u Ujedinjenom Kraljevstvu, Srbiji, Šri Lanki i Kanadi. To znači da, u vezi sa našim poslovanjem i u svrhe zapošljavanja, administracije, upravljanja i pravne svrhe, možemo preneti vaše podatke o ličnosti izvan zemlje u kojoj se nalazite. Kao rezultat toga, vaši podaci o ličnosti mogu biti preneti u jurisdikciju koja možda ne pruža isti nivo zaštite podataka. Ako prenesemo vaše podatke o ličnosti na međunarodnom nivou, preduzećemo korake kako bismo osigurali da se vaši podaci tretiraju bezbedno, zakonito i u skladu sa ovim Obaveštenjem.

Napominjemo da zakoni variraju od jurisdikcije do jurisdikcije, pa se zakoni o zaštiti podataka o ličnosti koji se primenjuju u mestima gde se obrađuju vaši podaci mogu razlikovati od zakona o zaštiti podataka o ličnosti koji se primenjuju u mestu vašeg prebivališta.

Kada prenesemo vaše podatke o ličnosti na međunarodnom nivou, postupamo s njima na siguran i zakonit način, u skladu sa obavezama zaštite privatnosti. Kada vaše podatke prenosimo u zemlje i teritorije izvan Evropskog ekonomskog prostora (EEP) i Ujedinjenog Kraljevstva, na primer, koje su formalno priznate kao jurisdikcije koje pružaju odgovarajući nivo zaštite podataka o ličnosti, oslanjamo se na relevantne „odluke o adekvatnosti” Evropske komisije i „propisima o adekvatnosti” (data bridges) Sekretara za državne poslove u UK.

U slučajevima kada prenos nije predmet odluke o adekvatnosti ili propisa, preduzeli smo odgovarajuće mere zaštite kako bismo osigurali da vaši podaci o ličnosti ostanu zaštićeni u skladu sa ovim Obaveštenjem i važećim zakonima. Gde je to primenjivo, sklapamo Standardne ugovorne klauzule odobrene od strane Evropske komisije (i ekvivalentne klauzule u UK) za prenose ka našim povezanim entitetima i ka našim pružaocima usluga i partnerima.

8. Čuvanje podataka

Vaše podatke o ličnosti koje prikupljamo čuvaćemo onoliko dugo koliko je potrebno i u skladu sa našim pravnim obavezama, kako je propisano važećim zakonima, kao i našim legitimnim poslovnim interesima.

Ako vaša prijava bude uspešna i postanete zaposleni, gde je to dozvoljeno lokalnim zakonima, podaci o ličnosti prikupljeni tokom procesa prijave mogu biti prebačeni u vaš personalni dosije i čuvani u skladu sa našim Obaveštenjem o privatnosti zaposlenih.

Ako vaša prijava ne bude uspešna, zadržaćemo vaše podatke o ličnosti kako bismo vas kontaktirali (osim ako ste nas zamolili da to ne činimo) u vezi sa drugim relevantnim prilikama za zapošljavanje koje bi se mogle pojaviti. Molimo pogledajte prilog za periode čuvanja specifične za zemlju u kojoj se nalazite. Neke od vaših podataka o ličnosti možemo zadržati ako je to zahtevano važećim zakonima. U nekim jurisdikcijama u kojima poslujemo, zakonom je propisano trajno čuvanje određenih podataka.

Ako ste nam dali pristanak za obradu određenih podataka u vezi sa jednakim mogućnostima, možemo te podatke anonimizirati i agregirati te ih čuvati u formi koja vas ne identifikuje lično, u svrhu praćenja i unapređivanja procesa prijave i regrutacije.

9. Vaša prava na zaštitu podataka – samo EEP, UK i Srbija

Ako se nalazite u EEP, UK ili Srbiji, možete imati sledeća prava u vezi sa zaštitom podataka u pogledu vaših podataka o ličnosti, u skladu sa važećim zakonima.

  • Možete da pristupite, ispravite, ažurirate ili zatražite brisanje svojih podataka o ličnosti.
  • U određenim okolnostima možete prigovoriti obradi vaših podataka o ličnosti, zatražiti da ograničimo obradu vaših podataka o ličnosti ili zatražiti prenosivost vaših podataka o ličnosti.
  • Ako smo prikupili i obradili vaše podatke o ličnosti uz vaš pristanak, možete opozvati vaš pristanak u bilo kom trenutku. Opoziv pristanka neće uticati na zakonitost bilo koje obrade koju smo izvršili pre opoziva, niti će uticati na obradu vaših podataka o ličnosti koja se vrši oslanjanjem na druge pravne osnove za obradu osim pristanka.
  • Imate pravo da se podnesete pritužbu nadležnom organu za zaštitu podataka u vezi sa našim prikupljanjem i korišćenjem vaših podataka o ličnosti. Za više informacija, obratite se svom lokalnom organu za zaštitu podataka.
  • Možete podneti zahtev za ostvarivanje bilo kog od svojih prava na privatnost kontaktiranjem na privacy@acumatica.com . Odgovaramo na sve zahteve koje primimo od pojedinaca koji žele da ostvare svoja prava u skladu sa važećim zakonima o zaštiti podataka o ličnosti.

Napominjemo da, ako ste podnosilac prijave sa prebivalištem na nekoj od drugih lokacija navedenih u Aneksu ovog Obaveštenja, pogledajte Aneks za informacije o pravima na zaštitu podataka za vašu specifičnu lokaciju.

10. Ažuriranja ovog Obaveštenja

Ovo Obaveštenje možemo ažurirati s vremena na vreme kao odgovor na promene u zakonskim, regulatornim, tehničkim ili poslovnim razvojnim okolnostima. Kada ažuriramo naše Obaveštenje, preduzećemo odgovarajuće mere da vas obavestimo, u skladu sa značajem promena koje unosimo. Pribavićemo vaš pristanak za sve materijalne izmene Obaveštenja ukoliko i gde to zahtevaju važeći propisi o zaštiti podataka i ličnosti.

Možete videti kada je ovo Obaveštenje poslednji put ažurirano proverom zaglavlja prikazanog u gornjem levom uglu ovog Obaveštenja.

11. Kako nas kontaktirati

Možete nas kontaktirati sa svojim pitanjima, komentarima ili zabrinutostima. Ako imate bilo kakva pitanja, komentare ili zabrinutosti u vezi sa našim obaveštenjem i/ili praksom zaštite privatnosti, molimo vas da nas kontaktirate putem e-pošte na privacy@acumatica.com , ili poštom na: Acumatica, Inc., Attn: Legal Department, 3075 112th Avenue NE, Suite 200, Bellevue, WA 98004, USA.

Aneks – Informacije specifične za određenu zemlju

EEP / UK

Ako ste podnosilac prijave koji živi u EEP / UK, sledeće dodatne informacije se odnose na vas:

  1. Rukovalac podacima o ličnosti je Acumatica UK Limited.
  2. Ako vaša prijava ne bude uspešna, zadržaćemo vaše podatke o ličnosti kako bismo vas kontaktirali (osim ako nas zamolite da to ne činimo) u vezi sa drugim relevantnim prilikama za zaposlenje koje se mogu pojaviti. Vaše podatke o ličnosti ćemo čuvati najviše 8 meseci nakon datuma kada vaša prijava nije bila uspešna, osim ako zatražite da izbrišemo vašu prijavu.
  3. Ako imate pitanja o načinu na koji obrađujemo vaše podatke o ličnosti, obratite se svom lokalnom kontaktu za ljudske resurse ili na privacy@acumatica.com.
  4. U Ujedinjenom Kraljevstvu, nadležni regulator je Kancelarija poverenika za informacije (Information Commissioner’s Office). Za kontakt detalje posetite: https://ico.org.uk/ICO.

 

Kalifornija

Ako ste podnosilac prijave koji živ u Kaliforniji, sledeće dodatne informacije se odnose na vas. Za potrebe ovog odeljka, “lične informacije” imaju isto značenje definisano u Zakonu o privatnosti potrošača Kalifornije iz 2018. (“CCPA”), sa izmenama u Zakonu o pravima privatnosti Kalifornije iz 2020. (“CPRA”) (zajednički nazivano “CCPA”).

  1. Možemo prikupiti sledeće zakonske kategorije ličnih informacija, kako je navedeno u CCPA, o vama kada se prijavite za poziciju kod nas i tokom procesa zapošljavanja:
    • Identifikatori i kontakt informacije, kao što su vaše: ime, poštanska adresa, adresa e-pošte, broj telefona, datum rođenja, broj socijalnog osiguranja, broj vozačke dozvole ili državne identifikacije, i drugi jedinstveni identifikatori uključujući onlajn identifikatore (npr. IP adresa).
    • Kategorije ličnih informacija navedene u Kalifornijskom građanskom zakoniku § 1798.80(e) koje nisu već navedene gore, kao što su vaš potpis, fizičke karakteristike ili opis, broj bankovnog računa ili druge finansijske informacije, medicinske informacije ili informacije o zdravstvenom osiguranju.
    • Karakteristike zaštićenih klasifikacija prema kalifornijskom ili saveznom zakonu, kao što su vaša starost, pol, rasno ili etničko poreklo, nacionalno poreklo, državljanstvo, religija, bračni status, seksualna orijentacija, invaliditet ili status veterana.
    • Informacije o aktivnostima na internetu ili mreži, kao što su vaše interakcije sa našim veb-sajtom i oglasom za posao.
    • Informacije o geolokaciji, kao što je vaša približna lokacija na osnovu vaše IP adrese.
    • Audio, elektronske, vizuelne i slične informacije, kao što su audio i video zapisi intervjua.
    • Profesionalne ili informacije vezane za zapošljavanje, kao što su vaša radna istorija, podaci iz CV/rezimea, provera referenci i provera prošlosti (backgrounda), pozicija za koju ste se prijavili i beleške iz intervjua.
    • Nejavne informacije o obrazovanju, kao što je vaša akademska istorija, ocene i akademske/profesionalne kvalifikacije.
    • Izvedeni zaključci iz bilo koje od gore navedenih ličnih informacija kako bi se napravio rezime o vama, na primer, o vašim veštinama, preferencijama i sposobnostima. I
    • Osetljive lične informacije, kako je definisano CCPA, kao što su državni identifikatori (uključujući vaš broj socijalnog osiguranja, vozačku dozvolu, broj državne identifikacije ili broj pasoša, ako je primenjivo), vaše rasno ili etničko poreklo, verska ili filozofska uverenja, ili članstvo u sindikatu.
  2. Poslovne i komercijalne svrhe za koje prikupljamo ove informacije opisane su u Odeljku 4. “Kako koristimo vaše podatke o ličnosti (naše svrhe) i naš pravni osnov za obradu” ovog Obaveštenja. Kategorije trećih lica kojima otkrivamo informacije u poslovne svrhe opisane su u Odeljku 5. “S kim delimo vaše podatke o ličnosti” ovog Obaveštenja. Vaše podatke o ličnosti čuvamo u periodu koji zahteva primenjivi zakon.
  3. Ne “prodajemo” ili “delimo”, kako su ti termini definisani CCPA, gore navedene kategorije ličnih informacija. Takođe ne koristimo niti otkrivamo vaše osetljive lične informacije u svrhe koje nisu neophodne za obradu vaše prijave.
  4. Podnosioci prijava koji žive u Kaliforniji imaju sledeća prava u vezi sa zaštitom podataka:
    • Pravo na pristup i saznanje: Imate pravo da zatražite uvid u lične informacije koje smo prikupili o vama i pristup tim informacijama u prenosivom i uobičajenom formatu. Kada primimo i potvrdimo vaš proverljiv zahtev, možemo vam otkriti:
      • kategorije ličnih informacija koje smo prikupili o vama.
      • kategorije izvora iz kojih su vaše lične informacije prikupljene.
      • poslovne ili komercijalne svrhe za prikupljanje tih informacija.
      • kategorije trećih lica kojima smo otkrili te informacije. I
      • specifične delove ličnih informacija koje smo prikupili o vama.
    • Ispravka: Imate pravo da zatražite ispravku bilo koje netačne lične informacije koje smo prikupili od vas.
    • Brisanje: Imate pravo da zatražite brisanje određenih ličnih informacija koje smo prikupili od vas.
    • Pravo na isključenje iz prodaje i deljenja vaših ličnih informacija: Imate pravo da zatražite da preduzeće ne “prodaje” ili “deli” vaše lične informacije sa trećom stranom, kako su ti termini definisani pod CCPA. Međutim, kao što je gore navedeno, ne prodajemo niti delimo vaše lične informacije u smislu CCPA.
    • Ograničavanje upotrebe i otkrivanja osetljivih ličnih informacija: Ne koristimo niti otkrivamo “osetljive lične informacije” osim kako je opisano u Odeljku 4 ovog Obaveštenja ili kako je drugačije dozvoljeno pod CCPA.
    • Pravo na nediskriminaciju: Imate pravo da ne budete diskriminisani niti kažnjeni za ostvarivanje bilo kojeg od gore opisanih prava.
  5. Možete podneti bilo koji od ovih zahteva za ostvarivanje svojih prava prema CCPA putem e-pošte na privacy@acumatica.com . Odgovorićemo na proverljive zahteve primljene u skladu sa zakonom. Napominjemo da možemo tražiti određene informacije od vas kako bismo potvrdili vaš identitet u cilju odgovora na vaš zahtev. Takođe napominjemo da u Kaliforniji, ovlašćeni zastupnik može podneti zahtev za ostvarivanje prava u vaše ime. Možemo takođe tražiti da ovlašćeni zastupnik potvrdi svoj identitet i ovlašćenje za podnošenje zahteva za ostvarivanje prava u vaše ime.

Srbija

Ako naše pravno lice u Srbiji prikuplja i obrađuje vaše podatke o ličnosti u vezi sa ovim Obaveštenjem, ili ako je obrada vaših podataka prema ovom Obaveštenju iz drugih razloga podložna srpskom zakonu o zaštiti podataka o ličnosti, sledeće dodatne informacije se odnose na vas.

Ove dodatne informacije za Srbiju treba čitati i tumačiti zajedno sa opštim delom Obaveštenja. U slučaju neslaganja između ovih dodatnih informacija i opšteg dela Obaveštenja, ove dodatne informacije će imati prednost.

Rukovalac podataka

Rukovalac vaših podacima o ličnosti prema ovom Obaveštenju je – Acumatica d.o.o. Beograd, Kneza Miloša 88A, Skyline AFI Tower, 11000 Beograd (Srbija), matični broj 21768669, u slučaju da ste se prijavili za posao ili poziciju u ovom pravnom licu ili kada ovo pravno lice obrađuje, u skladu sa ovim Obaveštenjem, vaše podatke o ličnosti u vezi sa mogućnostima zapošljavanja ili angažovanja koje nisu one na koje ste se prijavili.

Ako se nalazite u Srbiji i prijavili ste se za posao ili poziciju u drugom Acumatica pravnom licu registrovanom van Srbije (ili kada ovo pravno lice obrađuje vaše podatke o ličnosti za mogućnosti zapošljavanja ili angažovanja koje nisu one na koje ste se prijavili), to pravno lice će se smatrati rukovaocem podataka o ličnosti prema srpskom zakonu o zaštiti podataka o ličnosti, u meri u kojoj njegove aktivnosti obrade podrazumevaju praćenje vaših aktivnosti na teritoriji Srbije.

Vrste podataka o ličnosti5

Acumatica d.o.o. Beograd ne obrađuje vaše podatke o ličnosti koji otkrivaju vaše rasno ili etnički poreklo; verska, politička ili filozofska uverenja; informacije o vašem zdravlju, uključujući mentalno zdravlje i invaliditet (osim ako to nije relevantno za određeni posao ili poziciju); ili seksualnu orijentaciju, u toku procesa zapošljavanja za posao ili poziciju u ovom pravnom licu.

Vaš imigracioni status Srbiji

Ako ćete biti zaposleni u Acumatica d.o.o. Beograd i niste državljanin Republike Srbije, ovo pravno lice može – na osnovu vašeg naloga (tj. zasebnog ugovora zaključenog sa vama) ili vašeg pristanka – sprovesti postupke u vaše ime pred nadležnim organima radi dobijanja (ili produženja, ako je primenjivo) radne dozvole ili jedinstvene dozvole (privremeni boravak i radna dozvola) za vas, u skladu sa važećim zakonima Republike Srbije.

Za ove svrhe, Acumatica d.o.o. Beograd može prikupljati i obrađivati vaše podatke o ličnosti, uključujući: Lične podatke (ime i prezime, ime roditelja, pol, datum rođenja, mesto i država rođenja); Fotografiju; Bračni status; Osnov za boravak; Državljanstvo; Datum i mesto ulaska u Srbiju; Državu prethodnog boravka; Detalje pasoša (uključujući kopiju); Broj evidencije (ako imate odobren privremeni boravak); Očitanu biometrijsku karticu; Adresu stanovanja (uključujući ugovor o zakupu ili drugi osnov korišćenja); Broj telefona i email adresu; Zanimanje i nivo kvalifikacija; Diplomu; Ugovor o radu (uključujući poziciju i opis posla); Detalje o izdatoj dozvoli.

Čuvanje podataka o ličnosti6

Ako vaša prijava ne bude uspešna, zadržaćemo vaše podatke o ličnosti kako bismo vas kontaktirali u vezi sa drugim relevantnim prilikama za zapošljavanje koje se mogu pojaviti, pod uslovom da smo dobili vaš pristanak za ovu posebnu svrhu obrade. U tom slučaju – kada ste dali pristanak – čuvaćemo i obrađivati vaše podatke o ličnosti u ovu svrhu tokom perioda od jedne godine od početka obrade vaših podataka o ličnosti, osim ako važeći zakoni ne nalažu duži period čuvanja.

Internacionalni prenos podataka7

Kada prenosimo vaše podatke o ličnosti u zemlje i teritorije izvan Republike Srbije, obezbedićemo da svaki takav prenos bude izvršen isključivo u skladu sa važećim zakonima o zaštiti podataka. Na primer, ovo uključuje prenos podataka u zemlje za koje je utvrđeno da pružaju primereni nivo zaštite ili u druge zemlje obezbeđivanjem odgovarajućih mera zaštite (npr. standardne ugovorne klauzule, obavezujuća korporativna pravila) u skladu sa važećim zakonima o zaštiti podataka. Ako želite da saznate više o merama zaštite u vezi sa prenosom podataka izvan Republike Srbije, molimo vas da nas kontaktirate koristeći kontakt detalje navedene ispod u odeljku “Kako da nas kontaktirate”.

Vaša prava na zaštitu podataka8

Ako ste nam dali podatke na osnovu ugovora ili saglasnosti, možete, ako su zakonski uslovi ispunjeni, zatražiti da dobijete podatke koje ste nam dostavili u strukturiranom, uobičajenom i mašinski čitljivom formatu ili da ih prenesemo drugom odgovornom licu (prenosivost podataka).

Pravo na prigovor: U slučajevima kada je pravni osnov za obradu ostvarivanje legitimnog interesa, imate pravo da u svakom trenutku prigovorite našoj obradi vaših podataka iz razloga koji proizilaze iz vaše specifične situacije. Ako iskoristite pravo na prigovor, obustavićemo dalju obradu osim ako ne dokažemo ubedljive zakonske razloge koji pretežu nad vašim pravima, interesima ili slobodama.

Opoziv pristanka: Ako smo prikupili i obradili vaše podatke o ličnosti uz vaš pristanak, možete opozvati vaš pristanak u bilo kom trenutku. Opoziv pristanka neće uticati na zakonitost bilo koje obrade izvršene pre opoziva, niti će uticati na obradu vaših podataka o ličnosti koja je zasnovana na druge pravnim osnovima obrade izuzev pristanka.

Pravo na pritužbu: Imate pravo da podnesete pritužbu nadležnom organu za zaštitu podataka o ličnosti u vezi sa našim prikupljanjem i korišćenjem vaših podataka o ličnosti. Nadležni organ za zaštitu podataka o ličnosti u Srbiji je Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti, Bulevar kralja Aleksandra 15, 11120 Beograd (www.poverenik.rs).

Automatizovano donošenje odluka

Ne vršimo automatizovano donošenje odluka niti profilisanje u vezi sa ovim Obaveštenjem.

Obavezujuća poslovna pravila (OPP)

Acumatica d.o.o. (rukovalac) i drugi članovi Acumatica grupe usvojili su Obavezujuća poslovna pravila (OPP) prema Zakonu o zaštiti podataka o ličnosti Republike Srbije. OPP predstavljaju politike zaštite podataka o ličnosti koje rukovalac poštuje u vezi sa prenosom vaših podataka o ličnosti drugim entitetima unutar Acumatica grupe.

Rukovalac obezbeđuje da svaki podnosilac prijave, kao subjekat podataka, bude informisan o postojanju i sadržaju ovih OPP-a, posebno u vezi sa: a) relevantnim načelima koji uređuju obradu njegovih/njenih podataka o ličnosti, b) pravima koja su mu/joj data prema OPP-u, uključujući pravo na podnošenje pritužbi, ostvarivanje prava i traženje naknade štete u slučaju povrede OPP-a, c) prihvatanjem odgovornosti od strane rukovaoca za bilo koju povredu OPP-a od strane bilo kog drugog entiteta unutar Acumatica grupe, osim ako rukovalac dokaže da drugi entitet unutar Acumatica grupe nije odgovoran za događaj koji je prouzrokovao štetu.

Da bi se obezbedila transparentnost i da svi podnosioci prijava budu u potpunosti informisani o OPP-ima, rukovalac će:

  • Intranet i Portali kompanije: objaviti ceo tekst OPP-a na Acumatica vebsajtu za karijere https://www.acumatica.com/careers/, omogućavajući podnosiocima prijava lak pristup informacijama.
  • Obaveštenja o zaštiti podataka: pružiti ovo Obaveštenje svim podnosiocima prijave u trenutku prikupljanja njihovih podataka. Ovo Obaveštenje objašnjava aktivnosti obrade, uključujući pravne osnove za obradu, internacionalne prenose, prava zaposlenih itd.